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随笔/公益组织谨慎举办周年庆

关于周年庆,结束的当天就想把失败的经验记录下来,可顾虑重重,如实的记录会不会给以后工作带来不便?会不会影响机构获得政府和社会的支持?会不会影响内部团结?然而,愧疚感多天来一直绕在心头让人自责难安,终是决定写下来。

在筹备周年庆初期,简单的想法,只是内部的一个庆祝活动,感谢志愿者长期以来的辛勤付出,将过去一年来的工作做个回顾和总结,与伙伴们共规划接下来的工作。

方案不断的修改,改变了初稿的模样,周年庆成了庆典与慈善认购的结合体,这是第一个失败的决策,两个不同的主题,强硬把他们结合,两者惧伤,其结果是:庆典活动失去内涵,慈善认购过于草率。

周年庆邀请嘉宾出席,公益机构一般都会这样做,可是,应该结合自身实际操作,如果人手不够(熟悉机构过去和对未来有着清晰认知的搭档)却把邀请覆盖面铺的太大的话,不但起不到感恩和链接资源的效果,反而会得罪很多人,这是第二个失败之处,当天顾此失彼,过后几天才陆陆续续收到反馈,邀请的数位嘉宾,去到了现场,因为找不到自己的座位只能失望离开,而作为机构负责人的我,当天实在太忙,无暇顾及,原本抱着支持的态度来,却因为一场失败的周年庆筹划,从此断了联接。

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会议席如果可以不用,以后尽量别制作,原因:
一,嘉宾姓名容易出错和遗漏,如果你去参加一个活动,主办方把你名字打错了,多少会有不舒服,更离谱的是,邀请了你,现场却找不到有自己名字的座位,就更难受了。
二,无法确定邀请的嘉宾是不是全部会出席,邀请的时候虽然表示会参加,可主办方不能直接问,您当天确定出席吗?于是,花费极大心思精力编排的座位,就可能造成现场这里那里空出位置的尴尬。更尴尬的是,不来的嘉宾那么巧都安排在同一桌……
三,有些嘉宾可能会临时携带同伴出行,主办方无法预知人数,嘉宾带来的同伴没有安排座位,出现尴尬甚至导致双双离场。

邀请领导出席也是周年庆必须的工作,机构离不开领导们的指导和支持,可随之而来的问题是:公益组织志愿者为主,志愿者来自各行各业,且是无偿的,不受职称、工资、绩效约束,哪怕机构邀请的是当地政府一把手,对于志愿者来说,也只是路人甲,就有可能怠慢领导,试想一下,领导百忙之中抽空出席你机构的活动,来到现场却被当成了路人甲,其后果是……自行脑补算了。机构负责人只有一个,不可能有精力顾及到全场。

还有更为难的,主席台座位有限,如何排席位更是头痛,懂各位领导的职称高低还好点,可是,作为公益组织,有多少懂这些?如果相关部门都邀请了,各是部门的一二把手,如何安排?怠慢了谁,都是不妥,同样,公益组织事先无法知道,某领导当天来或不来,当你绞尽脑汁冒着得罪人的风险编排好座位后,出现领导无法出席的情况,那重要位置的空缺,岂是尴尬一词可以概括的。

还有更更为难的,活动当天,负责带位的礼仪,一般都是用志愿者,没有经过专业礼仪培训,不懂礼仪问题还不是最麻烦的,因为能来参加公益活动的,一般也是不会过于在意这些,可是,礼仪不认识谁是领导,谁是嘉宾,谁是内部志愿者,其场面之混乱可想而知,就算是机构负责人,也是难以认识以上所有人的面貌……

既然是机构周年庆活动,肯定有内部志愿者参加,可是,你同样无法知道,会有多少人参加,虽然会提前接龙,但并不是所有志愿者能理解或者配合接龙,如果场地够大,倒还好,如果场地受限,当天突然多出接龙名单几十个,作为机构负责人你如何处理?机构的生存离不开政府和社会的支持,更离不开志愿者,与机构同担风雨,无私奉献一路走过来的志愿者,来到活动现场,能座位都没有,心中失落可想而知。

这些还只是活动当天的失误,前期的筹备工作失误就更多了,还有活动后的善后处理失误,一场周年庆原本是美好的,是链接资源的机会,是凝聚团队的机会,却因为考虑不周,适得其反,既怠慢了领导,得罪了嘉宾,还疏忽了志愿者,回顾2018年的周年庆,散会后心里发誓,再也不举办年会了,而2020年的年会结束后,没有发誓,只是坐在会场痛哭失声,只是拨通了已经回到衡阳的一位公益前辈电话……

(感恩前辈在接到电话后,包车从衡阳返回,安慰临近崩溃的弱女子。)

以上失误记录下来,希望对以后举办年会有帮助,而不是又一次的伤害,失败是成功之母,从这次的失误吸取教训,何尝不是自己和团队成长的宝贵经验。

随笔的最后,向所有的领导、嘉宾、志愿者们道歉:感谢大家的支持,这次活动的失误是我的经验不足导致,感谢大家的包容,给大家带去了不好的体验,对不起!

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作者: 表弟

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