简单的事情如何搞复杂?

在干会务岗之前,我理解的会务通知是这样式的:上级有会需要我单位参加,提前告知我(给我充足的时间准备)参会时间地点、人数、级别要求,然后我请示相关的领导,按领导批示再通知各部门参会。大功告成。

实际上呢,上级部门常常突然袭击,提前一天通知算是恩赐了。提前半天就已经是算友爱的了。至于人数和级别要求,假如你主动问,那是很少有人会想到得告诉你的。

请示相关领导的环节呢,常常是卡住的。领导们忙,没空。电话打过去,挂掉,正在开会。

按领导批示再通知各部门参会呢,这个环节,是最给力的。各部门专门负责会务的同事们总是热情地回复收到。然后时不时也会有乌龙事件,因为会议实在是太多了。

简单的事情如何搞复杂?

看起来流程特别明晰和顺畅,但在实际运转过程中,却有可能卡在任何一个环节。

比如今天,我觉得我表现得就像一个蛇精病。这件事是如何发生的呢?某领导发来微信消息,请通知XX等人待会18:15在XX会议室开个短会。行动力爆棚的我迅速通知完毕。

过了十分钟,陆续有反馈,部分参会人员因会议冲突需要换人或是请假,给某领导汇报完毕,领导说“改成晚上9点开会吧”。再次迅速通知完毕。

又过了一会,领导加一句,多通知几个人吧。

又再过十分钟,加一句“换个大会议室吧”我心里骂了句“我去”。来来回回换来换去。事情并没有结束,开会前十五分钟,领导再发一句“通知一下,会议推迟15分钟开始”。

我已经无力吐槽了。看到消息的时候,正在啃的鸡爪子都掉到了桌上。我默默地擦手,再次转发这条最新紧急通知。

小编碎碎念的图片

我一直在思考,在这个过程中,我可以参与改进的点到底在哪里?是不是不能只当一个转发机器人,而是需要动脑思考?怎样才不会让我看起来像一个蛇精病。

说实话,最开始,我并不觉得这项工作有什么技术含量。直到我真的开始了解这项工作,我开始观察在整个流程当中每个人的工作方式,真的有人可以很稳妥地处理这些着急的工作。

稳重,稳妥,急事缓办,给领导提供更多的决策参考,这是我观察到的一些老会务的办事风格,很受震撼和教育。可是眼下的我真的做不到这种程度,还需要更多的磨练。

生活真难。不过,眼前的这一切,总会过去的吧。

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作者: 表弟

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